BLOG SPOTELLO

Czy wiesz trenerze, jak wynająć salę szkoleniową?

18 kwietnia 2019

Krótki poradnik, który powstał w oparciu o doświadczenia związane z nietrafionymi wynajmami sal na szkolenia. O czym pamiętać? Co warto wcześniej sprawdzić?

 

Najbezpieczniej jest pojechać i obejrzeć wybraną salę, jednak nie zawsze jest to możliwe. Na co wówczas zwrócić uwagę:

 

1. Czy dany ośrodek ma w ofercie obsługę szkoleń? Zwykle są to duże, doświadczone obiekty lub te małe, rodzinne, charakteryzujące się indywidualnym podejściem do klienta, tym warto zaufać.

 

2. Jaka jest preferowana forma kontaktu? Jeżeli nie masz innej możliwości skontaktowania się z najemcą niż formularz na stronie – przemyśl to. Wróży to także problem z wymianą niepiszących mazaków, pomocą technika od rzutników i innych drobiazgów, które jednak są kluczowe dla przeprowadzenia profesjonalnego szkolenia.

 

3. Sposób komunikacji. Jeżeli wyślesz zapytanie dotyczące wynajmu sali, a w mailu zwrotnym otrzymasz ofertę ze strony internetowej, która nie jest odpowiedzią na Twoje pytanie – uciekaj.

 

4. Na przygotowanie pracowników. W sytuacji, w której nikt nie jest w stanie udzielić Ci podstawowych informacji dotyczących wynajmu, nie łudź się, że ktoś będzie w stanie pomóc Ci w czasie szkolenia, np. gdy zabraknie mazaków, krzeseł lub papieru.

 

O co warto zapytać przed wynajmem sali szkoleniowej?

 

1. Wielkość sali - w metrach, nie w liczbie uczestników. 15 m sala dla 15 osób niestety nie jest rzadkością. Warto jednak pamiętać o tym, że w zależności od charakteru szkolenia, ustawienie krzeseł w sali może być różne. Dla każdego z nich, optymalna liczba uczestników w sali jest inna.

 

2. Kształt sali – jest równie istotny, jak jej wielkość. Warto zatem dowiedzieć się tego wcześniej, aby nie wynająć tramwaju zamiast sali szkoleniowej.

 

3. Ściany - dobrze jest upewnić się, czy nie ma na nich głów jeleni, luster albo czy jedna ze ścian nie jest przepierzeniem pomiędzy salą szkoleniową, a częścią restauracyjną.

 

4. Lokalizacja sali w budynku – aby nie okazało się, że wynajmowana przez nas sala szkoleniowa sąsiaduje z salą balową, w której odbywa się wówczas przyjęcie.

 

5. Wyposażenie - rzutnik, stoły, krzesła i flipchart to podstawa. Zwróć jednak szczególną uwagę na stoły. Mogą być ciężkie i trudne do przestawienia, a nawet przykręcone do podłogi. Sprawdź także czy zamiast krzeseł, w sali nie znajdują się otomany lub fotele.

 

6. Okna i klimatyzacja - niektórzy właściciele obiektów proponują sale podziemne. Może to być kłopotliwe, w momencie, w którym szkolenie trwa np. 2 dni. Jeżeli zatem planujesz długie szkolenie, dowiedz się wcześniej, czy okna są i czy można je otwierać. Często jest to niemożliwe, jeżeli pomieszczenie jest klimatyzowane.

 

7. Czy można coś przyklejać na ścianach? - każdy trener wie, że to niezwykle ważne, najemcy zaś często nie zdają sobie z tego sprawy.

 

8. Czy coś jeszcze znajduje się w sali? - filary, rzeźby, dodatkowe krzesła itp.

 

9. Przerwa kawowa - czy w ogóle jet w ofercie, w którym miejscu jest wystawiana i co wchodzi w skład?

 

10. Lunch - najwygodniejszym rozwiązaniem jest posiłek podawany w formie szwedzkiego stołu. W przypadku, gdy jednak lunch jest serwowany, z reguły trwa dłużej i trzeba to przewidzieć w harmonogramie przerwy obiadowej.

 

11. Parking - czy w ogóle jest, gdzie się znajduje i czy jest darmowy?

 

12. Oznakowanie - jeśli decydujesz się na wynajem sali w obiekcie, w którym organizowanych jest kilka wydarzeń jednocześnie lub po prostu przypomina on labirynt, warto poprosić o przygotowanie odpowiednich oznaczeń, aby uczestnicy Twojego szkolenia nie mieli trudności ze znalezieniem sali.

 

13. Dostępność sali przed szkoleniem - upewnij się, czy możesz dostać salę do dyspozycji nieco wcześniej: nie zawsze jest to darmowe, a jeśli jest, to dobrze jest dowiedzieć się, czy na miejscu będzie ktoś, kto Ci tę salę udostępni.

 

14. Zdjęcia sali - z reguły można je sprawdzić w internecie, ale warto dowiedzieć się czy od czasu ich zrobienia nic się nie zmieniło.

 

Dodatkowo: pamiętaj, aby wszystkie ustalenia dotyczące zakresu, czasu wynajmu oraz finansów ustalić drogą mejlową. Miej również pod ręką imię, nazwisko i telefon do osoby do kontaktu. Dzięki temu, w przypadku jakichkolwiek problemów, będzie można powołać się na konkretne ustalenia lub zadzwonić do odpowiedniej osoby.

 

Jeżeli jesteś koordynatorem wydarzenia i zamawiasz salę dla trenera, pamiętaj o:

 

1. zapytaniu trenera, jakie są jego potrzeby;

 

2. wróć do wskazówek z początku artykułu i zastosuj je;

 

3. poinformuj trenera o ewentualnych niedogodnościach i powiedz, dlaczego, mimo wszystko, wybrana przez Ciebie sala jest warta wynajęcia.

 

Nie chciałabym, aby ktoś między wierszami przeczytał, że dostawcy sal to samo zło, krętacze i kombinatorzy, zaś niewinni trenerzy i logiści to sama słodycz walcząca z wiatrakami. Zarówno trenerzy, jak i uczestnicy szkoleń bardzo często mają nieadekwatne oczekiwania.

 

Sale są dostępne w różnych cenach. Możemy zapłacić 200zł za dzień, a możemy 2 tys. Płacąc 200zł nie oczekujmy, że pan Janek godzinę przed szkoleniem będzie do naszej dyspozycji, a sensem jego życia stanie się przestawianie nam stołów i podłączanie wszystkiego, zaś w trakcie szkolenia pani Krysia będzie nieustannie dokładać świeże daktyle i orzechy nerkowca.

 

A skoro o przerwie kawowej mowa... Co można dostać za 15zł od osoby? Kawę, ale nie ze spienionym mlekiem z ekspresu ciśnieniowego, herbatę, wodę i ciastka, czasem owoce sezonowe. Nie liczmy na to, że na stół wjedzie domowe ciasto, soki ze świeżo tłoczonych owoców i chipsy z jarmużu.

 

Porady od Klubu Trenerów Biznesu, organizacji zrzeszającej trenerów wszystkich specjalizacji. Klub realizuje również warsztaty doskonalące dla trenerów z doświadczeniem. Tutaj spis naszych szkoleń: https://www.klubtrenerowbiznesu.pl/szkolenia-dla-trenerow.html

O autorze:
Klub Trenerów Biznesu
Organizacja zrzeszająca trenerów wszystkich specjalizacji, organizująca warsztaty doskonalące dla trenerów z doświadczeniem.

Masz wiele ciekawych rzeczy do powiedzenia? 

Zwiększ swój zasięg publikując na naszym blogu.

Publikuj bezpłatnie