BLOG SPOTELLO

Zanim zarezerwujesz catering na szkolenie i konferencję, pamiętaj o...

31 października 2018

Jak wybrać catering na wydarzenie? O jakie szczegóły warto dopytać? Przedstawiamy kompletny poradnik rezerwowania usługi cateringowej


Środki, przeznaczone na usługę cateringową niejednokrotnie stanowią istotną pozycję w budżecie szkoleniowym i eventowym. Dobre jedzenie oraz przerwa kawowa są w stanie podnieść wartość spotkania na wyższy poziom. Jednocześnie, wysokiej jakości produkty oznaczają większą kwotę, którą trzeba zapłacić. Przedstawiamy kompletny poradnik cateringowy, który możesz wykorzystać przy organizacji kolejnego wydarzenia.

 

Ile przerw obiadowych i kawowych?

 

Rzuć okiem na program swojego szkolenia lub konfrencji i oceń, ile przerw będą potrzebowali uczestnicy. Weź pod uwagę czas trwania wydarzenia (czy jest to 3-godzinne szkolenie, czy może całodzienna konferencja). Następnie określ ich rodzaj. Jeśli twoje wydarzenie trwa od 5 godzin wzwyż, warto wybrać przerwę obiadową oraz przynajmniej jedną przerwę kawową. Weź jednak pod uwagę koszty – wybranie całodziennego serwisu zamiast jednej przerwy zwiększy cenę cateringu, dlatego należy dopasować wybierane opcje do posiadanego budżetu.

Jeśli nie możesz zmieścić się w zakładanym budżecie, zamiast zmniejszać różnorodność opcji i ich rozmiar, lepiej jest zrezygnować z jednej lub dwóch przerw kawowych. Uczestnicy nie zwrócą uwagi na niewielką liczbę przerw na kawę w programie, natomiast na niskiej jakości catering – już tak.

 

Policz wszystkich uczestników

 

Wartości usługi cateringowej (lunchu, jednorazowej przerwy kawowej lub całodziennego serwisu), które można znaleźć w ofertach obiektów konferencyjnych to najczęściej kwota, przypadająca na jednego uczestnika. Ponadto firmy najczęściej operują cenami netto, do których należy doliczyć podatek VAT.

Najlepsza sytuacja do rezerwowania cateringu jest wtedy, gdy jesteś w stanie podać precyzyjną liczbę uczestników wydarzenia – z tego powodu rezerwowanie usługi gastronomicznej jest łatwiejsze dla zamkniętych spotkań, gdzie wymagane jest zaproszenie (np. doroczne podsumowanie wyników firmy, panele naukowe, szkolenia pracowników). Zdecydowanie trudniej jest dogrywać szczegóły zamówienia cateringowego dla wydarzeń otwartych.

Im organizowane przez ciebie wydarzenie jest większe (np. 100-osobowa konferencja), tym trudniej dokonać precyzyjne budżetowanie cateringu – wynika to z nieprzewidzianych sytuacji, kiedy uczestnicy nie będą w stanie przybyć na miejsce. Z tego powodu warto poznać zawczasu warunki anulacji lub zmiany zamówienia. Firmy najczęściej pozwalają na to, by drobne modyfikacje (np. w liczbie obiadów) można było wprowadzić na dzień przed terminem wydarzenia.

Uwaga – podczas organizacji cateringu do całkowitej liczby słuchaczy należy dodać porcje dla prowadzących spotkanie. Warto o tym pamiętać, by nie okazało się, że na trenerów nie będzie czekał posiłek ani nawet filiżanka kawy!

 

Porcelana czy lunchbox?

 

Catering na szkolenie.jpg (110 KB)

Obiad może zostać podany na porcelanowej zastawie lub w jednorazowych (styropianowych, tekturowych lub plastikowych) lunchboxach. Główne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze opcji to budżet oraz status organizowanego wydarzenia. Jeśli szukamy ekonomicznej opcji na potrzeby szkolenia lub spotkania firmowego, warto wybrać lunchboxy. Kiedy jednak najważniejsza jest estetyka i wysoka jakość, postawmy na porcelanę.

Jest jednak jeden wyjątek. O ile lunchboxy uchodzą za ekonomiczną i mniej prestiżową opcję cateringu, niż zastawa, można je wykorzystać w kreatywny sposób, dodając własny branding na opakowanie (np. naklejki z logo organizatora). Tak podany posiłek z pewnością zapadnie w pamięci uczestnika wydarzenia.

W przypadku wyboru obiadu w lunchboxach warto dowiedzieć się, czy obiekt jest w stanie zapewnić metalowe sztućce do posiłku, czy też uczestnicy będą korzystać z plastikowych.

 

Miejsce podania posiłku i przerwy kawowej

 

Każdy obiekt konferencyjny i szkoleniowy posiada własne praktyki, odnośnie miejsca serwowania cateringu w postaci obiadu i przerwy kawowej. Przed dokonaniem rezerwacji warto poznać dostępne opcje w danym miejscu i dopasować przestrzeń posiłku do formatu wydarzenia. Najczęściej spotykane opcje to:

W sali – To rozwiązanie sprawdza się wyłącznie w przypadku wybrania ustawienia w podkowę lub szkolnego – tak, by uczestnicy mogli postawić talerze na stolikach przed sobą. Nigdy nie podawajmy posiłku w ten sposób, gdy słuchacze siedzą teatralnie lub w okręgu! Warto stosować to rozwiązanie dla kilku- lub kilkunastoosobowej grupy. Część obiektów konferencyjnych może odmówić podawania cateringu do sali w obawie przed przypadkowym zabrudzeniem wyposażenia – z tego powodu należy sprawdzić ogólne warunki usługi cateringowej w danej firmie lub dopytać właściciela.

W foyer – Ten sposób serwowania cateringu spotkamy najczęściej w dużych obiektach konferencyjnych. Świetnie sprawdza się w przypadku przerwy kawowej połączonej ze spotkaniem networkingowym oraz do serwowania posiłku w postaci szwedzkiego stołu.

W osobnym pomieszczeniu – Część obiektów umożliwia podanie obiadu lub przerwy kawowej w innej sali. Rozwiązanie to sprawdza się w przypadku posiłku „zasiadanego” (np. lunchu), gdy w pierwszej sali nie ma miejsca lub warunków do jego zaserwowania (np. wybraliśmy ustawienie teatralne bez stołów). Może jednak zostać doliczona dodatkowa opłata za wynajem drugiej sali na czas posiłku.

Na zapleczu gastronomicznym obiektu – Jest to rozwiązanie, charakterystyczne dla małych i średnich obiektów szkoleniowych i konferencyjnych. Uczestnicy mogą skorzystać z kuchni i jadalni, które znajdują się w budynku.

W restauracji – Jeśli wynajmujemy salę szkoleniową lub konferencyjną w hotelu, możemy się spodziewać, że catering zostanie podany w restauracji hotelowej.

 

Wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe

 

Większość obiektów, oferujących usługę cateringową umożliwia zaserwowanie dań dla osób, które stosują dietę wegetariańską, wegańską lub bezglutenową. Należy jednak podać organizatorowi usługi cateringowej liczbę obiadów, które powinny zostać przygotowane w specjalny sposób. Poniżej znajdziesz przykładowe potrawy, które będą zdrowym i efektownym wyborem:

Potrawy wegetariańskie: chłodnik ze szpinaku, zupa fasolkowa, sałatka ryżowa z ananasem i kukurydzą, kotlety z kalafiora
Potrawy wegańskie: gołąbki wegańskie, sałatka z pomidorów, zielonych oliwek i cebuli, hummus z dynią, gulasz z bakłażana
Potrawy bezglutenowe: kotlety jajeczne, naleśniki po amerykańsku, kurczak w sosie pieczarkowym, zasmażana cukinia.

 

Inspiracje cateringowe na szkolenie lub konferencję

Organizacja cateringu na spotkania.jpg (179 KB)

Obawiasz się, że uczestnikom może nie przypaść do gustu menu wydarzenia? Wykorzystaj przede wszystkim opinię swoich uczestników. Przygotuj krótką ankietę z 2-3 propozycjami, które są możliwe do zrealizowania w danym obiekcie oraz w obrębie budżetu i dowiedz się, która z opcji będzie najbardziej atrakcyjna. Ankieta będzie też przydatna w przypadku uczestników, którzy są na diecie lekarskiej, wegańskiej, wegetariańskiej lub bezglutenowej. Zebranie tych informacji pozwoli na dopasowanie oferty cateringowej w taki sposób, by nikt nie poczuł się pominięty.

 

Chcesz zadziwić uczestników spotkania bez wydawania fortuny na catering? Sprawdź poniższe pomysły na niecodzienny lunch i serwis kawowy na szkoleniu czy konferencji:

 

Potrawy sezonowe - Warzywa i owoce są zwykle tańsze w szczycie sezonu, dlatego warto wykorzystać okazję i zaserwować uczestnikom potrawy ze świeżych składników. Tematyczny catering, złożony z jesiennych specjałów z pewnością zapadnie w pamięci wszystkich obecnych na wydarzeniu. Warzywa i owoce, które zbieramy na wiosnę to m.in.: zielona sałata, ogórki, groszek, maliny, czereśnie i truskawki. W lecie wybierzmy potrawy, składające się z bakłażana, kalafiora, fasolki szparagowej, rukoli, malin i jeżyn. Jesień to czas zbiorów jabłek i grzybów, ale nie tylko – warto zdecydować się na potrawy, zawierające dynię, cukinię i buraki. Najmniej świeżych warzyw i owoców jest dostępne zimą, dlatego postawmy na te, które można długo przechowywać.

Koktajle owocowe - Odświeżające, gęste, zdrowe napoje, które świetnie współgrają z dietetycznym pieczywem. Będą dobrym wyborem w upalne, letnie dni.

Sałatki mięsne i bezmięsne - Sałatki są uniwersalną, acz nowoczesną opcją cateringową, która zadowoli zarówno osoby, będące na diecie wegańskiej, jak i jedzące mięso. Przygotowanie kilku rodzajów nie będzie stanowiło trudności i nie zwiększy drastycznie kosztów, a uczestnicy będą mogli zakosztować różnorodnych smaków.

O autorze:
Artykuły Spotello
Poznaj nasze artykuły o salach szkoleniowych i nie tylko. Tutaj znajdziesz nowości i porady, pomocne przy rezerwowaniu pomieszczeń i organizacji wydarzeń.

Masz wiele ciekawych rzeczy do powiedzenia? 

Zwiększ swój zasięg publikując na naszym blogu.

Publikuj bezpłatnie